外国人を雇い入れた「入国後」こそ重要です。役所手続き（住民票・氏名・通称・続柄）まとめ（企業向け）

外国人雇用は「雇う前」の情報が多い一方で、実際に雇い入れた後の“入国後手続き”は情報が少なく、現場が止まりがちです。

入社直後は、給与・口座・携帯・賃貸・保険など、生活と仕事が同時に動きます。ここで詰まると、本人も会社も一気に疲れます。

そこで、「役所手続き（住民票・氏名・通称・続柄）」を、入国後の流れに沿ってまとめました。まず、住民票の取得が起点になります。

こんなことで悩んでいませんか？

入国後に多いのは、次の“止まりポイント”です。

• 「外国人の住民票 いつから取れるの？」と聞かれて答えられない。
• 役所に行ったのに「外国人 住民票 ない」と言われてしまう。
• 住民票の名前がローマ字で、「外国人 どっちが苗字？」と聞かれて回答に困る。

さらに「カタカナ・フリガナ」は載るのか、通称は使えるのか、家族がいる場合の「外国人 続柄証明」は何が必要か……。

一つでも当てはまるなら、この記事の内容を社内の案内に落とし込んでみませんか？

外国人住民も「住民票」が基本になります

入国後の手続きは、まず住民票が取れる状態を作ることが第一歩です。

住民票が整うと、その後の手続き（口座・賃貸・社保など）が一気に進みやすくなります。逆に住民票が取れないと、他も連鎖的に止まりやすいです。

会社としては「住民票を取ってきてください」だけで終わらせず、最短ルートを一言で案内できると信頼感が上がります。

「外国人 住民票 いつから？」原則は「住所を定めて届出後」です

結論はシンプルです。住所（住む場所）を決めて、転入などの届出をした後に住民票が作成・反映されます。
ここでのポイントは、住所が未確定だと前に進まないことです。

社内での案内は、この一文で十分です。
「住所が決まったら、役所で届出→反映後に住民票を取得、という流れです。」

「外国人 住民票 ない」と言われたときの“よくある原因”はこれです

「外国人 住民票 ない」は、本人の問題というより“状態が途中”のことが多いです。よくある原因は次の3つです。

• まだ転入等の届出をしていない
• 住所が確定していない（短期的な滞在先のまま）
• 届出はしたが、反映前で取得できない

ここで大事なのは、会社が決めつけないことです。まず「届出が済んでいるか」「住所が確定しているか」を確認し、必要なら自治体へ確認しましょう。

外国人 住民票 在留カード：役所手続きは在留カードが前提になります

入国後の役所手続きは、基本的に在留カードを前提に進みます。

実務でのつまずきは「在留カードはあるが住所届出が未実施」「持ち物が足りない」など、段取りのズレが原因になりがちです。

入社後の案内に、次の順番を入れておくとスムーズです。

在留カード確認 → 住所確定 → 役所手続き → 住民票取得

外国人 住民票 記載事項：何が載る？何を選べる？

提出先によって「住民票に何が必要か」が変わります。

ここで出てくるのが 「外国人住民票の記載事項」です。
たとえば、提出先が「在留資格・在留期間の記載が必要」と言う場合もありますし、「最低限の本人確認でOK」という場合もあります。

そして、たまに話題になるのが 「外国人住民票の本籍」です。住民票の表示項目や運用は自治体や様式で異なるため、「本籍が出る前提」で動くと手戻りが出やすいです。

まずは提出先が求める項目を確認し、必要な取得方法を選びましょう。

外国人 住民票 取り方：窓口／郵送／コンビニ交付（条件あり）

住民票の写しの 取り方 は、基本は窓口です。自治体によっては郵送請求、条件が揃えばコンビニ交付もあります。

ただし、コンビニ交付は便利な一方で「必要な記載が出ない」「そもそも使える状態になっていない」などが起きます。入社直後は、まず窓口取得が確実なケースが多い印象です。

外国人 住民票 コンビニ：使えるようになる“タイミング”に注意です

「外国人 住民票 コンビニで取れますよね？」という相談は本当に多いです。
実際は、住所変更の反映やカードの状態などで、すぐに使えないことがあります。

何度も試して時間を失うより、「最初は窓口で一度取得→落ち着いたらコンビニも検討」のほうが現実的です。

「外国人 住民票のカタカナ／フリガナ」：原則と例外を押さえましょう

ここは自治体差が出やすい領域です。

「外国人 住民票 フリガナ」は自動で付く前提で進めないほうが安全ですし、「外国人 住民票 カタカナ」も、併記できるかどうかは自治体の運用で変わることがあります。

会社としての言い方は、断言よりもこの形が信頼を得ます。
「市区町村によって扱いが違うので、必要なら一緒に自治体の案内を確認しましょう。」

外国人名、どっちが苗字？問題：社内書類は「在留カードどおり」で統一しませんか？

入国後の混乱で多いのが「姓・名の順序問題」です。

文化圏によって順序が違い、給与、口座、保険、社内システムで表記がズレやすくなります。

結論は、まず在留カード表記に合わせて統一するのが安全です。そして本人には、こう確認するのがシンプルです。

「ファミリーネーム（姓）はどちらですか？この表記で登録して問題ないですか？」

外国人 通称／通名：実務上は“通称”を基準にしませんか？

日常では「外国人 通名」という言い方もありますが、手続き上は「外国人 通称」という言い方が一般的です。通称は、生活上の呼び名として使われることがあり、自治体によっては登録の仕組みがあります。

会社として重要なのは、使い分けです。
契約・給与・社保など“公式な手続き”は在留カードの氏名を基準に。名札・社内呼称など“運用上の表示”は必要に応じて通称を。こう整理すると混乱が減ります。

外国人 通称名 在留カード：在留カードには載らない前提で考えましょう

ここは誤解が多いポイントです。

通称を使う場合でも、通称名が在留カードに載る前提で運用しないほうが安全です。
「書類が合わない」「本人確認が通らない」といったトラブルを避けるため、会社として“どの書類は本名で統一するか”を先に決めておくのがおすすめです。

外国人 続柄 証明：世帯手続きで“追加書類”が必要になることがあります

配偶者・子どもと同居する場合、転入などで「外国人 続柄 証明」を求められることがあります。婚姻証明・出生証明などが必要になり、翻訳が求められるケースもあります。

会社ができるのは、入社時に次を確認しておくことです。
「家族と同居予定はありますか？世帯手続きが必要になりそうですか？」
これだけでも、後からの大混乱をかなり防げます。

まとめ：入国後の案内を“1枚”にしませんか？

入国後の手続きは、この流れです。

住民票が取れる状態を作る → 氏名表記を統一する → 通称の扱いを誤解しない → 家族同居なら続柄証明を想定する。
この流れを、社内の案内として1枚にまとめるだけで、質問・手戻り・不安が減ります。

外部参照リンクまとめ

（出入国在留管理庁）外国人住民・在留カード等に関するFAQ

（自治体例）転入・在留カード・続柄証明などの案内

（自治体例）住民票のコンビニ交付（記載事項・注意点）

（自治体例）通称の取り扱い

注意書き

本記事は一般的な情報提供を目的としています。住民票の記載事項、コンビニ交付の可否、通称やカタカナ併記、続柄証明の要否は自治体により異なる場合があります。最新の自治体案内と提出先要件を確認のうえ運用してください。